Удобные для использования версии инструкций П-6 "О порядке приемки по количеству" и П-7 "О порядке приемки по качеству"

Посетители этого сайта мне не раз задавали вопрос, примерно такого содержания: "Инструкции П-6 и П-7 напечатаны на 11 страницах каждая. Очень много "воды". Видимо их бюрократическое происхождение наложило отпечаток. Кто-то хотел поподробней расписать и регламентировать все возможные варианты действий, а в результате получился излишне громоздкий и сложный для восприятия документ. И, конечно, сложный для исполнения. Не у всякого, даже специалиста, хватит терпения и внимания дочитать эти инструкции до конца, не то что внедрить их использование. Можно ли творчески его переработать и разместить на этом сайте облегченные версии этих инструкций с изложением основных идей и положений?"

Всё, что нужно знать о технологии адресного хранения на складе

Я попытался изложить основные важные положения этих инструкций в удобном для пользования виде. Ниже приводится light versions (облегченные варианты) инструкций П-6 "О приемке по количеству" и П-7 "О приемке товаров по качеству". Надо сразу оговориться, что инструкции не являются обязательными к исполнению участниками экономического процесса. Все описанные в них процедуры применяются во взаимоотношениях между участниками процесса, только в случае ссылок на следование этим инструкциям в договорах между организациями. А работа по этим инструкциям очень удобна, так как в инструкциях задаются определенные стандарты процессов, которые четко определяют зоны ответственности и порядок действий в проблемных ситуациях.

Инструкция П-6. О порядке приемки продукции по количеству

Инструкция обязывает отправителя упаковать, опломбировать и маркировать каждое грузовое место таким образом, чтобы обеспечить сохранность при транспортировке и простоту и легкость приемки конкретного груза. Также отправитель обязан снабдить груз всеми необходимыми сопроводительными документами, в соответствии со стандартами и действующим законодательством. Нужно чтобы по сопроводительным документам можно было просто определить, количество мест, количество продукции в каждом из мест, стоимость продукции, пункт отправления, пункт назначения, все необходимые объемно-весовые характеристики груза, а также другие характеристики, которые нужно знать получателю и транспортным организациям о конкретном грузе.

При приемке груза от транспортной организации получатель обязан проверить опломбирование или отсутствие признаков вскрытия грузовых мест. Если таковы обнаружены, или (и) отсутствует пломба, то должен быть составлен акт об обнаружении данного факта получателем и представителем транспортной организации. Получатель обязан проверить соответствие маркировки груза и количества грузовых мест и (или) их веса тому, что значится в сопроводительных документах. При обнаружении расхождений должен быть составлен соответствующий акт с подписью получателя и представителя транспортной компании (водителя). Получатель обязан проверить сохранность упаковки каждого грузового места. При обнаружении проблем с сохранностью, также, должен быть составлен соответствующий акт. В случае отказа представителя транспортной организации от сотрудничества (груз сдан водителем - экспедитором без проверки какого-либо соответствия) на сопроводительных транспортных документах должна быть сделана соответствующая отметка получателя.

При приемке груза от представителя транспортной организации в случае, если упаковка не повреждена, фактическое количество мест и вес соответствуют указанным в сопроводительных документах, проверка внутритарных вложений не производится. В противном случае такая проверка должна быть произведена и по ее результатам должен быть составлен соответствующий акт, подписанный представителями получателя и представителем транспортной компании (водителем).

Полная проверка внутритарных вложений должна производится на складе получателя силами получателя. Получатель может и должен предложить отправителю (его представителю) участвовать в проверке. В случае отказа отправителя от участия в приемке, получатель производит приемку самостоятельно.

Срок проведения полной проверки - 24 часа с момента получения скоропортящихся грузов, 10 дней с момента получения всех остальных типов грузов. Для районов с досрочным завозом - Крайний Север и т. п. свои сроки приемки - 30 дней для товаров производственно - технического назначения, 60 дней для товаров народного потребления, 40 дней для продовольственных товаров (не скоропортящихся), 48 часов для скоропортящихся продовольственных товаров.

Если в сопроводительных документах не хватает информации для описания параметров принимаемой продукции, то при приемке составляется акт, в котором указываются фактически обнаруженные значения этих параметров (НАПРИМЕР: в сопроводительных документах указан ассортимент и количество коробок, а количество единиц по каждому артикулу ассортимента не указано. Тогда и составляется акт - спецификация с указанием фактического количества единиц по каждому артикулу).

В том месте, на складе получателя, где производится приемка продукции, должна быть обеспечена ее сохранность. Не должно быть доступа лиц, не участвующих в приемке. Если при приемке обнаружена недостача или любое другое несоответствие по количеству, или весу, то приемка должна быть остановлена. Получатель отправителю должен отправить сообщение (получение которого отправитель должен подтвердить) с описанием обнаруженной проблемы и с требованием прислать представителя получателя для продолжения приемки. Если отправитель разрешит продолжать приемку без своего представителя, то он должен прислать получателю официальное письмо это подтверждающее. И в том и в другом случае, по результатам полной приемки (включая внутритарные вложения) получателем подписывается экземпляр сопроводительного документа, который отправляется отправителю, как подтверждение о том, что груз получен в полном соответствии с сопроводительными документами. Если есть какие-либо несоответствия, то составляется акт установленной формы, который подписывается представителем отправителя и (или) уполномоченными лицами получателя. Экземпляр акта передается (отправляется) отправителю.

Если есть основания для возложения ответственности за проблемы, обнаруженные при приемке груза, на транспортную организацию, тот, кто нанимал эту транспортную организацию для осуществления услуг доставки и экспедирования (отправитель или получатель), обязан эти претензии предъявить.

( Мои комментарии: в оригинальном тексте инструкции написано, что это должен сделать получатель. Я считаю, что инструкция была создана во времена государственной экономики. Поэтому каждое звено цепочки поставок - отправитель, транспортная организация, получатель, между собой согласованы не были, они ни чем не были объединены и каждый осуществлял свою функцию, подчиняясь своему собственному руководству. И эту ответственность надо было на кого-то возложить. И ее возложили на получателя, как звено, принимающее груз и обнаруживающее проблемы возникшие с товаром во время транспортировки).

Инструкция П-7. О порядке приемки продукции по качеству и комплектности

Инструкция обязывает отправителя обеспечить упаковку, маркировку и опломбирование каждого грузового места таким образом, чтобы обеспечить сохранность качества и комплектности поставляемой продукции во время транспортировки. Продукция, которая не прошла проверку по качеству и комплектности у изготовителя и (или) отправителя, отгружаться не должна. Отправитель обязан обеспечить соответствие фактического качества и комплектности поставляемой продукции тому, что указано в сопроводительных документах - сертификатах, ветеринарных свидетельствах, технических паспортах и т. п. Качество поставляемой продукции должно соответствовать качеству утвержденного сторонами образца (эталона).

В заявке на транспортировку в транспортную организацию должны быть детально изложены все правила и условия транспортировки и крепления груза в кузове. Это должно быть в точности исполнено транспортной организацией в целях сохранения качества транспортируемого груза. При приемке груза получателем из транспортной компании (при передаче груза водителем получателю) получатель должен проверить соблюдение заявленных условий транспортировки и состояние принимаемого груза на наличие внешних повреждений упаковки. В случае обнаружения несоответствий и повреждений составляется акт установленной формы. Акт подписывает представитель транспортной компании (или водитель) и представитель получателя. В случае отказа представителя транспортной организации от сотрудничества (груз сдан водителем - экспедитором без проверки какого-либо соответствия) на сопроводительных транспортных документах должна быть сделана соответствующая отметка получателя.

Продукция поступившая без повреждений тары, принимается на складе конечного получателя силами получателя. Сроки приемки продукции по качеству и комплектности:

для скоропортящейся продукции - до 24 часов с момента получения груза;
для всей остальной продукции - до 20 дней - при поставке из другого города, до 10 дней - при поставке от поставщика получателю в одном и том же городе;
для труднодоступных районов с досрочным завозом - продукция производственно-технического назначения принимается в срок до 30 дней, товары народного потребления - срок до 60 дней, продовольственные товары (не скоропортящиеся) - в срок до 40 дней, скоропортящиеся продовольственные товары - в срок до 48 часов с момента получения груза.

Розничные торговые организации могут актировать обнаруженные, в процессе подготовки продукции к продаже, производственные недостатки в течении 4 месяцев с момента получения товаров. Акт об обнаружении производственных недостатков должен быть составлен и отправлен отправителю и (или) изготовителю в течении 5 дней с момента обнаружения производственных недостатков. Если скрытые недостатки обнаружены в процессе обработки, которая производится последовательно двумя или несколькими предприятиями, актирование должно производится в течении четырех месяцев с момента получения продукции данным предприятием, которое обнаружило недостатки. Акт для продукции с гарантийными сроками хранения и эксплуатации должен быть составлен не более, чем за 5 (пять) дней с момента обнаружения недостатков, но не позже окончания гарантийных сроков. Если для составления акта необходим приезд изготовителя (отправителя), то к 5 дням добавляется время, необходимое для его приезда.

Актирование товаров, гарантийный срок которых исчисляется с момента продажи в розничных точках, может происходить в период их хранения до продажи, независимо от времени их получения. Скрытые недостатки - это недостатки товара, которые не могут быть обнаружены лишь в процессе обработки, подготовки к монтажу и монтажа,испытания, использования и хранения.К приемке по качеству и комплектности должны быть допущены только лица обладающие соответствующими компетенциями и подготовкой. Допуск лиц не занятых в приемке в зону приема должен быть закрыт.

В случае отсутствия документов или информации в документах о некоторых параметрах качества принимаемой продукции, составляется акт, в который заносятся фактически обнаруженные значения недостающих параметров качества, или данных о комплектности. Если между поставщиком и получателем есть соответствующая договоренность (отраженная в договоре), то получателем может быть осуществлена выборочная проверка по качеству и комплектности, результаты которой могут распространены на всю партию полученной продукции. Если в процессе приемки выявляется несоответствие уровня качества заявленному поставщиком в соответствующих документах и обязательствах, то приемка приостанавливается и вызывается представитель поставщика для продолжения приемки в его присутствии. Если поставщик письменно разрешает проводить приемку дальше без своего представителя, то приемка продолжается до конца с составлением акта, в который заносятся все выявленные несоответствия. Экземпляр акта отправляется поставщику, или представителю поставщика. Если поставщик находится в том же городе, а продукция скоропортящаяся, то представитель поставщика обязан явиться не более, чем в течении 4 часов с момента получения информации о выявленных недостатках от получателя продукции. Если условиями поставки предусмотрен отбор образцов (проб) для проверки качества, то он должен быть осуществлен лицами уполномоченными производить приемку по качеству. Образцы отбираются следующим образом: один экземпляр - поставщику, один экземпляр - получателю, один экземпляр (в случае необходимости, или если это предусмотрено договоренностями) - в экспертную организацию. Все образцы снабжаются маркировкой:

номер и дата документа, по которым поступила партия товара, из которой отобраны образцы,
участники комиссии по отбору образцов и проб,
время и место составления акта по отбору образцов и проб,
изготовитель (отправитель) продукции,
номера грузовых мест в поступившей партии товара, из которых осуществлялся отбор образцов и проб,
другая необходимая информация.

Если ненадлежащее качество товаров обнаружено конечным покупателем после покупки товара в магазине, то получатель предоставляет поставщику следующие документы:

заявление покупателя об обмене товара;
стандартные документы от магазина подтверждающие ненадлежащее качество товара,
расписку покупателя о произведенном обмене товара, или о получении его стоимости.

Изготовитель (поставщик) вправе перепроверить качество забракованной и возвращенной получателем продукции и опротестовать факт браковки при наличии достаточной доказательной базы или выявленных фактов для этого. Если между поставщиком и получателем есть соответствующая договоренность, то убытки, которые несет получатель из-за реализации продукции с обнаруженными недостатками по сниженной цене, покрываются поставщиком.